Googleドライブのデータを暗号化する

SysCloudでは、Googleドライブ内にあるドキュメントを暗号化するツールを提供しております。ドキュメントのオーナー以外の共有者は、パスワードを入力しない限りドキュメントを閲覧する事は不可能となります。社外秘データやドメイン内の一部の方のみが閲覧できる重要ファイル等に対して暗号化することでより強固な情報漏洩対策に繋がります。

暗号化されたファイルを復号化できるのは、ドメイン内のユーザーに限定されるため外部と共有されるファイルに対しては暗号化しないようご注意ください。

SysCloud暗号化ツールのインストール

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SysCloudの管理画面「ツール」-「Googleドライブ暗号化」を選択します。


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次に、「インストール」ボタンをクリックすることで自動的に「SysCloud Encryption for Google Drive」のインストールが開始されます。もし、自動的にインストールが開始されない場合は、下記からインストールをお試し下さい。

「SysCloud Encryption for Google Driveをインストール」


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「SysCloud Backup DLP Complianceが次の許可をリクエストしています」と表示されましたら「許可」をクリックして先に進みます。


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「Google Drive Encryption tool installed successfully」と表示されればインストールは完了です。
管理者がインストールを行えば、各ユーザでのインストールは不要です。

暗号化ツールがインストールされたかどうかの確認

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Googleドライブの画面に移動し、右上の歯車マークから「設定」を開きます。


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左メニューの「アプリの管理」を選択し、「SysCloud Encryption for Google Drive」が表示されていれば正常にインストールが完了しております。

「デフォルトで使用」にチェックマークを入れると、暗号化されたファイルを復号化する際に「接続されたアプリ」を選択せずに自動的に「SysCloud Encryption for Google Drive」が開きます。

Googleドライブのファイルを暗号化

以下は各ユーザ側での操作となります。

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Googleドライブを開き、暗号化したいフォルダもしくはファイルの上で右クリックをし、「アプリで開く」-「SysCloud Encryption for Google Drive」を選択します。

フォルダを暗号化した場合は、フォルダ内に保存されているファイル全てが暗号化されます。

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任意のパスワードを入力(上下の項目に同じパスワードを入力)し、「Encrypt」ボタンをクリックします。

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先ほど暗号化したファイルの拡張子に「.syscloud」となっていれば暗号化は成功しています。

暗号化されたファイルを復号化する方法

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SysCloudで暗号化されたファイル「.syscloud」を開くと、上の様に「プレビューできません」とメッセージが表示されますので、上部の「アプリで開く」もしくは、接続済みのアプリから「SysCloud Encryption for Google Drive」を選択します。

暗号化されたファイルのオーナーが復号化する場合はパスワードの入力は不要ですが、ファイルの共有者が復号化する場合は、オーナーが設定したパスワードを入力する必要があります。

暗号化のメール通知設定について

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ユーザがファイルを暗号化した場合にメールを通知する設定をします。

SysCloudの管理画面上部の「セットアップ」-「設定」-「DLP/Compliance Settings」を開き、Encryption Settingsの項目を確認します。

      「Email To Owner After Encryption」

        オンにすると、ファイルのオーナーに対して暗号化完了後、SysCloudよりメールが通知されます。
      「Email To Collaboration After Encryption」

        オンにすると、ファイル共有者に対しても暗号化された旨のメールが通知されます。
メール通知イメージ

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現時点では英文でのメール通知ですが、今後日本語化へ対応していきます。

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