DLPレポート機能について
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「データ損失防止」-「レポート」からは各共有内容を確認することが出来ます。

ドキュメント共有内容

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ドキュメント共有内容画面を開きますと、Googleドライブ内の全てのファイルが一覧表示されます。(共有されていないファイルも含め)
その為、外部と共有しているファイルを確認するためには「フィルタを追加」から「可視性」-「外部協力者」でフィルタを適用させることで外部共有ファイルの一覧を表示します。(「アクセス」-「編集 or ビュー or コメント」でフィルタを適用させても確認可)

協力者の項目の数字をクリックすると誰と共有されているのかを確認出来ます。※ドメイン内での共有もある場合は、上段の数字が社内での共有数、下段が外部との共有数になります。

メール内容

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「メール内容」を選択すると全ユーザーの送信メール履歴を確認することが可能です。
メールタイトルをクリックするとメール本文を確認することができますので、社内ポリシー上、メール本文の確認をできないようにするためには「セットアップ」-「設定」-「DLP/Compliance Settings」の「Eメールを閲覧します。」を「オフ」にします。これで、「メールタイトル、送信者、宛先、送信日」のみのリスト表示となります。

ドメイン共有内容

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「ドメイン共有内容」では、外部ドメインとの共有状況を確認出来ます。
どのドメインとどれだけのファイルが共有されているのかをすぐに確認出来ますので、明らかに個人用のドメインと共有ファイルが多い場合は、ドキュメント数の数値をクリックし、共有ファイルを確認後、「アクション」から共有の解除を行い情報漏洩のリスクを軽減します。

ユーザ共有内容

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「ユーザ共有内容」ではユーザーごとの「所有ドキュメント数」「ユーザに共有させたドキュメント数」「ユーザから共有されたドキュメント数」「ポリシー違反数」を確認することが出来ます。それぞれの数字をクリックすると内容を確認することが出来ます。

エクスポートレポート

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エクスポートレポート画面の「新レポート生成」をクリックし、必要なログデータを「オン」にした状態で「OK」をクリックします。

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次に「ダウンロードレポート」をクリックするとExcelデータにて詳細なレポートが出力されます。

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出力されたExcelデータを加工し、社内レポート用としてご利用ください。

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